2008-09 collection cycle:
In November, 2008, the Statistics Task Force (chaged by the UC Librarians via SOPAG) presented its Final Report [PDF] to the University Librarians. The resulting recommendations [PDF] were approved by the ULs and will be carried out from 2008-09 collection cycle forward. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2007-08 collection cycle:
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2006-07 collection cycle:
Implementation Issues Beginning with the 2006-07 data collection cycle, the Office of Systemwide Library Planning will collect statistical data from the campuses on shared and digital collections. Because this is a new endeavor that includes data not previously included in the annual statistics, there will undoubtedly be a need for us to collectively refine the definitions of new categories. We will consider the 2006-07 data collection as a trial year in which we identify areas that need clarification and address issue that arise. If desired, we can convene a small task force of campus representatives. If there are few or no issues this year, and we collectively agree to do so, SLP can go ahead and “publish” the data with our traditional annual statistics report. We will revise the format of the annual statistics report to accommodate the new data categories and will ask you to review some prototype publication formats within the next few months (July – Oct). In developing new categories and definitions for the second phase of the library statistical reporting development plan, we have surfaced a few issues that will need to be tested in the initial phase of data collection and during the first year of working with the new data. We expect that there will be other issues that arise as data collection gets underway. Digital Content There are many challenges in determining the quantity of electronic journals, including finding a consistent and reliable source for the data, whether to rely on catalog records or other data points, how to avoid double-counting due to multiple access points (e.g., publisher vs. aggregator), and how to account for electronic journal backfiles. Source for Systemwide Data Tier 2 Backfiles Shared Print Schedule B (“Items withdrawn in lieu of deposit at NRLF or SRLF”) has been redesigned to accommodate collection of data related to shared collections. In addition to items withdrawn in lieu of storage an at RLF, we will collect information on items withdrawn due to the existence of a shared collection and number of items contributed to a shared collection. In the past, we asked you to report “volume equivalents” as well as items for each category. Starting in 2006-07, in order to accommodate the additional data on the form and to simplify the data collection, we will collect only items for each category. Items can be converted into volume equivalents, if necessary, at a later date. In preparation for this change, we have asked campuses to review their history of items withdrawn in lieu of loan to an RLF so that we can start from a mutually agreed-upon base of items withdrawn to date. (Sent to campuses May 2, 2007.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2005-06 collection cycle: New categories and questions are highlighted in bold.
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New UC Category
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Old UC Category
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Change
| Volumes | Volumes | No change – monographic volumes purchased | Current serials purchased | Serials (subscriptions) | Divided into two subcategories. | Current serials not purchased | Current serials not purchased | Personal manuscripts | Personal manuscripts | No changes. Please count items by manuscript unit (definition/dimension conversion included in instructions). | UC archive materials | UC archive materials | Other archive materials | Other archive materials | Maps | Maps | No change. Equivalent to ARL’s “Cartographic materials.” | Microfilm | Microfilm | No changes. Should add up to ARL’s “Microform Units.” | Microcard | Microcard | Microprint | Microprint | Microfiche | Microfiche | Pamphlets | Pamphlets | No change. | Government documents | Government documents | No change. | Audiodiscs | Audiodiscs | No changes. Should add up to ARL’s “Audio materials.” | Audiocassettes | Audiocassettes | Audioreels | Audioreels | Compact discs, digital audio | Compact discs, digital audio | Videotape | Videotape | No changes. Should add up to ARL’s “Video and film.” | Videodiscs | Videodiscs | Multi-media kits | Multi-media kits | Motion pictures | Motion pictures | Film strips | Film strips | No changes. Should add up to ARL’s “Graphic materials.” | 35mm slides | 35mm slides | Other pictorial materials | Other pictorial materials | Computer tapes | Computer tapes | CD-ROM categories may include DVDs. Should add up to ARL’s “Computer files.” | Monographic CD-ROMs | Monographic CD-ROMs | Serial CD-ROMs | Serial CD-ROMs | Floppy disks | Floppy disks |
New UC Question
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Old UC Question
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Change
| Number of staffed library service points | None | New | Number of weekly public service hours | Library operating hours | New – replaces library operating hours | Number of reference transactions (total) | None | New | Number of virtual reference transactions | None | New | Number of presentations to groups | None | New | Number of total participants in group presentations | None | New | Number of items checked out, by user category | Number of items checked out, by user category | No change (data formerly reported on Budget Form 3c) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
New UC Category
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Old UC Category
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Change
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Volumes | Volumes | No change – monographic volumes purchased | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Current serials purchased | Serials (subscriptions) | Divided into two subcategories. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Current serials not purchased | Current serials not purchased | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Personal manuscripts | Personal manuscripts | No changes. Please count items by manuscript unit (definition/dimension conversion included in instructions). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
UC archive materials | UC archive materials | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Other archive materials | Other archive materials | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Maps | Maps | No change. Equivalent to ARL’s “Cartographic materials.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Microfilm | Microfilm | No changes. Should add up to ARL’s “Microform Units.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Microcard | Microcard | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Microprint | Microprint | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Microfiche | Microfiche | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pamphlets | Pamphlets | No change. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Government documents | Government documents | No change. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audiodiscs | Audiodiscs | No changes. Should add up to ARL’s “Audio materials.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audiocassettes | Audiocassettes | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audioreels | Audioreels | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Compact discs, digital audio | Compact discs, digital audio | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Videotape | Videotape | No changes. Should add up to ARL’s “Video and film.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Videodiscs | Videodiscs | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Multi-media kits | Multi-media kits | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Motion pictures | Motion pictures | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Film strips | Film strips | No changes. Should add up to ARL’s “Graphic materials.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
35mm slides | 35mm slides | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Other pictorial materials | Other pictorial materials | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Computer tapes | Computer tapes | CD-ROM categories may include DVDs. Should add up to ARL’s “Computer files.” | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Monographic CD-ROMs | Monographic CD-ROMs | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Serial CD-ROMs | Serial CD-ROMs | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Floppy disks | Floppy disks | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
New UC Question
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Old UC Question
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Change
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Number of staffed library service points | None | New | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of weekly public service hours | Library operating hours | New – replaces library operating hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of reference transactions (total) | None | New | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of virtual reference transactions | None | New | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of presentations to groups | None | New | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of total participants in group presentations | None | New | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Number of items checked out, by user category | Number of items checked out, by user category | No change (data formerly reported on Budget Form 3c) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Notice posted to the statistics website in June 2005:
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The UC statistics collection process is being revised for the 2005-06 academic year. Changes include:
Note that these changes do not affect the 2004-05 library statistics, for which data collection is already underway (see administrative materials, below). We are advising you of these proposed changes to give you the opportunity to review them, and if needed, to modify any local procedures that produce data related to collections and transactions during 2005-06. New forms will be distributed for submission in fall, 2006. For more detailed information, read an overview of the statistics revision plan [PDF]. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
The UC statistics collection process is being revised for the 2005-06 academic year. Changes include:
Note that these changes do not affect the 2004-05 library statistics, for which data collection is already underway (see administrative materials, below). We are advising you of these proposed changes to give you the opportunity to review them, and if needed, to modify any local procedures that produce data related to collections and transactions during 2005-06. New forms will be distributed for submission in fall, 2006. For more detailed information, read an overview of the statistics revision plan [PDF]. |